הפתרון מוצלח מכמה סיבות: מתפנה שטח יקר בבית חולים היכול לשמש לצרכים חשובים לא פחות, חוסך זמן יקר וכוח אדם לצורכי חיפוש ואיתור תיקים. היתרון הגדול: איתור תיק לאלתר.

תשובה לנינה: בנוגע לאחסנה בארכיונים מחוץ למוסד, זו המלצה ובגדר שירות הכרוך בתשלום. הפתרון מוצלח מכמה סיבות: מתפנה שטח יקר בבית חולים היכול לשמש לצרכים חשובים לא פחות, חוסך זמן יקר וכוח אדם לצורכי חיפוש ואיתור תיקים. היתרון הגדול: איתור תיק לאלתר.

בהתאם לחוק הארכיונים ובהתאם ל"תקנות בריאות העם" "שמירת רשומות" תשל"ז-1976" ניתן להשמיד ולגרוס תיקים. חוקים אלו נועדו לאפשר פינוי מקום במוסדות רפואיים המוגבלים מהיבט גמישות פיזית. כיום ישנם כלים נוספים לשמירת התיעוד הרפואי והמסמכים הנלווים תוך ניצול שטחי הארכיון לצרכים נוספים. חשוב לשמר את המידע הרפואי המצטבר, למידע יש ערך מחקרי וסטטיסטי מעבר לערכו האישי לכל מטופל, ממנו ניתן ללמוד ולהסיק מידע חשוב, גם בנושא הגנטיקה המשפחתית, שלעתים השאלות מתעוררות לאחר שנים רבות. רצוי כיום לנצל כלים אלו ולשמר לא רק תעודות רפואיות ומסמכים מרכזיים.

הארכיונים המאחסנים מידע רפואי, בנוסף לשמירה, איתור, שליפה והעברת תיק, מתמחים בסריקת תיקים, כרטיסיות טיפול, תעודות ומסמכים, בהתאם לבקשת המוסד ובעלות מוסכמת, ואלה ניתנים לשליפה בכל עת וניתנים לשמירה ארוכת טווח.

המידע הנאגר הוא נכס בכל מובן, רצוי לשמרו. המלצתי, לסרוק את התיקים הרפואיים והמסמכים המיועדים להשמדה (תיקי נפטרים ותיקים לא פעילים), ובכך לאפשר קיומם לטווח ארוך, והפחתת התשלום עם פינוים מן המדפים.

עידן זה מאפשר לנו כלים ויישומים לשמר את המידע שברשותנו לטווח ארוך ובלתי מוגבל, ולהגן עליו, בתנאים יעילים יותר, בשל חשיבותו מהיבט גנטי, ולשימוש למחקרים וכתיבת מאמרים והשוואה בין שיטות טיפול בזמנים השונים.

רצוי לברר אלו ארכיונים קיימים, אלו שירותים מציעים, ועלויות ביחס לאחרים. לברר עם עמיתים בנוגע לאיכות השירות, לנסוע ולהתרשם באופן מעשי, להכין הצעה למנהל במוסדך, זה בהחלט פרויקט מבורך וחשוב.