כיצד מעבירים תיק רפואי בין כותלי מוסד?
שאלת עניין העברת תיק רפואי בין כותלי המוסד, עולה וצפה נוכח מצוקת כוח אדם.
תשובה להלינה: שאלתך לעניין העברת תיק רפואי בין כותלי המוסד, עולה וצפה נוכח מצוקת כוח אדם, להל"ן סקירת "ניהול תיק רפואי" בהתאם להנחיות קיימות:
- תיק רפואי מנוהל לפי הוראות משרד הבריאות ונהלי הקופה המבטחת.
- מרבית המוסדות הרפואיים כיום מנהלים תיק רפואי ממוחשב.
- במוסדות אשר עדיין מנהלים תיק ארכיוני ישנם נהלים ברורים בנוגע להגנה על התיק הרפואי ואופן שמירתו. בהתאם לתקנות בריאות העם (שמירת רשומות) התשל"ז-1976.
- על פי חוק זכויות החולה 1996 חובת ניהול השמירה של התיעוד הרפואי חלה על בית החולים והמרפאה. לפי סעיף 17 :"המפר חובה מן החובות המפורטות בסעיף...דינו קנס" לפי סעיף 61 לחוק העונשין 1977 התשל"ז, לפי סעיף קטן, העבירה אינה טעונה "הוכחת מחשבה פלילית או רשלנות".
בין חובות המוסד הרפואי ניהול מאגר מידע:
- החזקת רשומות: בכל בית חולים יוקצה אגף מיוחד, על פי תקנות בריאות לעם, שבו יוחזקו הרשומות שנעשו או הגיעו אליו.
- ניהול תיק רפואי על פי חוק
- הגנה על מאגרי המידע הרפואי שברשותו
- יישום יעיל של אמצעי איתור ושליפה של המידע
- שמירה על שלימות הרשומה הרפואית
- איסוף נתונים שלמים ומדויקים למאגר המידע
בהתאם לחוק זכויות החולה 1996
- הסוד הרפואי שייך למטופל "(א) מטופל זכאי לקבל מהמטפל או מהמוסד הרפואי מידע רפואי מהרשומה הרפואית, לרבות העתקה, המתייחסת אליו"
- בעת דיון משפטי, רשומה חסרה, מהווה עילה להעברת נטל הראיה.
- זכותו שישמרו על סודו
- שמירת המידע מחייבת נקיטת פעולות אקטיביות להגנה על המידע הרפואי.
- בהקשר לכך נקבעו תקנות הגנה לעניין החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת מידע התשמ"ו-1986: על פי תקנות אלה, נוהלי הביצוע של העברת מידע מחייבים בין היתר נקיטת פעולות אבטחה ובקרה בעת העברת או קבלת מידע.
- קיימות גם הנחיות משפטיות, חוזר מרוכז מס' 30/94 : "כדי להבטיח בקרה ומעקב אחר התיק הרפואי ומניעת היעלמותו או היעלמותם של מסמכים מתוכו, או הכנסת שינויים בהם יש לפעול כך: ככלל, אין להוציא ולמסור מסמכים מקוריים מן התיק הרפואי אלא עותקים מצולמים. יש להקפיד כי צילום המסמכים יבוצע אך ורק על ידי עובד המרפאה או בית החולים אשר יהיה אחראי באופן אישי גם להחזרת התיק בשלמותו למקומו".
תקנות עיקריות של החוק
תקנות הגנת הפרטיות התשמ"ו 1986, קובעות כי "לכל מאגר מידע יהיה מנהל האחראי לנקיטת האמצעים הדרושים לאבטחת המידע במאגר שעליו הוא מופקד"
"מנהל מאגר הוא המנהל הכללי של הגוף שבבעלותו מצוי מאגר מידע, או מי שהוא הסמיכו לעניין זה".
אחריותו של מנהל מאגר מידע
לפי סעיף 3 של התקנות הנ"ל אחריותו של מנהל מאגר מידע מתבטאת ב:
- מנהל מאגר אחראי לנקיטת האמצעים הדרושים לשם קיום תקנות אלה, בהתאם לנסיבות השימוש במאגר המידע שעליו הוא מופקד.
- מנהל מאגר אחראי לאבטחת המידע במאגר המידע שעליו הוא מופקד ובכלל זה בתחומים הבאים:
- קביעת סדרי ניהול של מאגר מידע, וכללים להרשאות גישה למידע, "קיום הוראות תפעול של המערכת תוך אבטחת המידע ושמירה על שלמות מידע".
- בעלות ואחריות על מאגרי המידע בקופת חולים: על פי החוק והתקנות הנ"ל, קופת חולים היא הבעלים הבלעדיים של מאגרי המידע במוסדותיה.
לסיכום: מכל הכתוב לעיל נגזר על עבודת המזכירות הרפואית בנוגע להעברת תיק רפואי בין כותלי המוסד:
- העברת תיק רפואי לגורם מטפל במוסד ייעשה באמצעות עובדי המוסד
- אין להעביר תיק בידי הפונה וזאת מחשש להעלמות התיק, או חלק ממנו, ובעיקר מחשש לחשיפתו של המטופל למידע שלא ידע קודם.
ייתכן, ובשל עומס העבודה, ריבוי הפניות, וקיצוץ בתקנים, העובדים מקבלים הנחיות אחרות, (על אף האמון בלקוחותינו, יש לנקוט זהירות ולא לחכות שיקרה משהו), חשוב להתנהל לפי הוראות החוק והנהלים שנועדו להגן עלינו כעובדים ועל המוסד המחויב לפעול בהתאם להוראות החוק, ומי שמתיר חריגה כזו עליו לתת זאת בכתב ולקחת אחריות. הגם שלעתים המציאות מכתיבה התנהלות אחרת, חשוב לשים דגש על ההיבט החוקי והאתי בעת ביצוע המטלות.
