תכתובת ומענה לפניות

מעורבת במתן מענה, בכתב ובטלפון, לפניות המופנות למנהל הרפואי.

הכנת לוח תורנויות

שותפה בהכנת לוח תורנויות לרופאים המתמחים בבית חולים.

ניהול יומן פגישות

מנהלת יומן פגישות של המנהל הרפואי.

דוברת

בבית חולים קטן משמשת גם כדוברת המוסד.

מרכזת תלונות

מרכזת את הטיפול בתלונות החולים ובני משפחתם, אוספת אינפורמציה מן היחידות המתאימות ומכינה את הנדרש לטיפולו של המנהל הרפואי.

מעורבת באספקט מדיקולגלי

• נמצאת בקשר עם ועדות הפועלות בבית חולים מטעם המנהל הרפואי או מטעם משרד הבריאות.
• משתתפת בועדות רפואיות שונות ובישיבות המתקיימות בחדר המנהל, רושמת פרוטוקולים.

מרכזת את תיקיית החוזרים

מרכזת ומקטלגת את תיקיית החוזרים של המנהל הרפואי, ומאתרת בעת הצורך. כיום החוזרים מתנהלים במחשב.

מרכזת את נושא השתלמות
רפואית

מכינה תוכנית עבודה לישיבות מנהלי מחלקות, שותפה בתכנון לוח זמנים להרצאות לכלל צוות בית החולים, מזמינה מרצה-אורח, מתאמת "הצגת מקרים לדיון" עם המחלקות על פי תורן. אחראית על תיאום, ארגון ומשלוח הזמנות לפי התוכנית.

מזכירה רפואית

• בקבלת חולה בשעות עבודתה, המזכירה קולטת את פרטיו ופותחת עבורו תיק אשפוז. בהעדרה פעולה זו מבוצעת על ידי הצוות הסיעודי במחלקה.
• בשחרור החולה מסדרת את הגיליון, מצרפת את כל הבדיקות, מרכזת מידע ותרשימים בשקיות ניילון קשיחות, ומעבירה את התיק לארכיון הרפואי להמשך טיפול.
• ניהול רישום השחרורים מאפשר מעקב אחר סגירת גליון רפואי והכנת 'סיכום האשפוז' למסירתו למטופל להמשך טיפול, והעברת הגליון להמשך טיפולה של המחלקה לרישום ולמידע רפואי.

צוות סיעודי

אחראי על קליטתו הפיזית ולקיחת סימני חיים, כולל הנפקת ציוד ראשוני והלנתו בחדר.

מטופל

מקבל חוברת אורינטציה ובה פרוט נהלים של המחלקה המאשפזת וכל מידע רלוונטי.

תיק רפואי

נפתח בהגיעו לאשפוז ומכונה רשומה רפואית. בתיק הרפואי נרשם מידע רפואי וכל פרט בנוגע לאשפוזו, מידע על מחלות שעבר, וכל פרט שיכול לעזור לרופא ומידע דמוגרפי.

חולה חוזר

תיקו הרפואי מובא מהארכיון.

טפסים

טפסים יעודיים ואחרים מצורפים לתיק כולל תוצאות בדיקות.

שחרור חולה

מחייב מתן מכתב שחרור למטופל והעברת הגיליון הרפואי למזכירת המחלקה.

עבודה פקידותית

• קבלת קהל, מתן מענה טלפוני ורשימת הודעות.
• עדכון דו"ח תנועת חולים יומי והעברתו למשרד הקבלה לצורך התחשבנות כספית וסטטיסטיקה.
• בתיק ממוחשב: מעדכנת פרטים אישיים ודמוגרפיים, מכניסה מספר קבלה שוטף של האשפוז, מעבירה למחלקת תיעוד רפואי טפסי קבלה ושחרור מעודכנים ומלאים.
• בתיק ידני: מבצעת רישום אדמיניסטרטיבי, מעדכנת את האינדקס השמי בספר קבלות חדשות ומצמידה מדבקה עדכנית.
• עדכון מצבת חולים.
• עדכון מצבת מטפלים.
• עדכון מצבת חולי מעקב.

מגע עם המטופל ומשפחתו

• בקבלה נותנת אינפורמציה אוריינטלית לחולה ומשפחתו ומסבירה לו את זכויותיו.
• מנהלת את הרשומה הרפואית של המטופל, מכינה קלסר אשפוז ומזמינה תיק קודם, מזמינה תיעוד רפואי מגורמים מטפלים בעבר.
• מתאמת זימון יועצים רפואיים למחלקה, בהתאם להוראות הרופא. כאשר הבדיקה הנדרשת מבוצעת מחוץ למחלקה, קובעת מועד לבדיקה, מתאמת הסעה וליווי או הובלת החולה באמצעות מיטתו או כסא נייד. עליה להכיר את המבנה הרפואי, סוגי המרפאות וסוגי הבדיקות לשם בצוע פעולה זו. עליה לברר ולעקוב אחר קבלת התוצאות.
• מביאה את הממצאים לידיעתו של הרופא מיד עם קבלתם.
• בסיום האשפוז מוודאה קיום כל התיעוד וסיכום האשפוז, מורידה את גיליון החולה למחלקה לתיעוד ורישום רפואי להמשך טיפול ולגניזה.
• בשחרור מפרקת את קלסר האשפוז ומתייקת בתיק ארכיון בסדר הנדרש. מעבירה את התיק להמשך טיפול וגניזה במחלקה לתיעוד ורישום מידע רפואי, עם סיכום אשפוז החתום על ידי רופא בכיר.
• מעבירה מכתבי שחרור לרופא מטפל במרפאה.
• מזמינה תור לבדיקות מיוחדות ומעדכנת את החולה.
• לחולה המופנה למעקב במחלקה: פותחת תיק מעקב הכולל דף תרופות אחרון וסיכום מחלה אחרון.
• לחולה המופנה למעקב במרפאה: עליה לקבוע תור, לשלוח טופס הפנייה למרפאת מעקב וסיכום אשפוז מאשפוזו האחרון.

תפקידים נוספים

• מדווחת על קלקולים ותקלות למחלקת תחזוקה.
• מזמינה ציוד וטפסים למחלקה.
• מביאה דואר ומחלקת לתאי צוות במחלקה.
• מטפלת בלוח מודעות מחלקתי.
• מעדכנת את רשימת חולי מעקב, את רשימת חולי יום, את מספרי הטלפונים של מטופלים ואנשי צוות.
• מרכזת נושאים חברתיים הקשורים בחיי הצוות במחלקה.
• מדפיסה, מעורבת בהדפסת סיכומי מחלה וחוות דעת קליניות.
• יוזמת פנייה לגורמים מטפלים, למכונים ולמעבדות לשם קבלת תשובות.
• מכינה ומדפיסה נהלים מחלקתיים לצד הצוות.

אוגדן טפסים - קלסר המכיל, בכמות סבירה, את כל הטפסים הנמצאים בשימוש במחלקה, בתוך שקיות ניילון, לזמינות ולנוחיות צוות המחלקה.

רישום ועידכון

• רושמת את כל הניתוחים שבוצעו במהלך הלילה.
• מעדכנת על פי יומן של הצוות הסיעודי.
• מעבירה את הרשימות המעודכנות למינהלת חדר הניתוח לשם דיווח ותמחור.

תיאום

מתאמת עם המחלקות המנתחות לוח זמנים לשימוש בחדרי הניתוח.

קבלה והעברת הודעות

• מעבירה הודעות למעבדות ולפתולוגיה.
• מקבלת הודעות וקריאות טלפוניות עבור צוות רופאי וסיעודי.

ניהול יומן תורים

מנהלת יומן תורים לניתוח, בהתאם לסדר הקבוע במחלקה, לכל ניתוח מתוכנן יום בשבוע ורושמת את סוג הניתוח.

ניהול קשר עם מחלקות

יוצרת קשר עם המחלקות המנתחות מתאמת ומזמנת אותם על פי תורם לניתוח.

עדכון והכנת רשימות

• רושמת את כל הניתוחים שבוצעו במהלך הלילה, משווה ומעדכנת על פי מחברת צוות אחיות ומעבירה את הרשימות המעודכנות למינהלת חדר הניתוח לשם דיווח ותמחור.
• מעדכנת את הפרטים הדמוגרפיים.

הודעות

נותנת מענה לטלפונים ומקבלת הודעות עבור הצוות ומעבירה הודעות למעבדות ולפתולוגיה.

קבלת קהל

מקבלת את קהל הפונים למחלקה.

טפסים

• מכינה טפסים לפי סוג הניתוח.
• מעבירה את הטפסים לצוות להמשך טיפול.

שחרור מטופל

מפרקת את הגיליון הרפואי ומכניסה לתיק רשומה. מוסרת עותק סכום אשפוז למטופל.

קבלת קהל

פנים וחוץ.

ניהול יומן

מעקב אחר בדיקות מוזמנות והפנייתם לרופאים מקצועיים.

ניהול תיקיה

רישום האבחנות וממצאי הבדיקות והטיפולים, הכנת תשובות לרופאים המפנים.

היררכיה תפקודית

במכון הרנטגן מתפקדות מזכירות רפואיות בראשות מזכירה אחראית, לכל אחת תפקיד מוגדר.

קבלת קהל

קבלת קהל רישום הפונים וויסות התורים לבדיקה.

שירות

• את הצילומים ופיענוחם מצמידה למכתב ההפנייה של הרופא ומעבירה לידי הנבדק.
• את הצילומים של מטופלים-מאושפזים ופיענוחם מעבירה למחלקות האשפוז. (במחלקה, בעת אשפוז, צילומי הרנטגן נמצאים במעטפות צבעוניות, צמודות למיטת החולה, לכל מחלקה צבע על פי בחירתה).

קביעת תורים

בהתאם לדחיפות במצבי שבר, טראומה או כרוני.

זימון מטופלים

תיאום וזימון מטופלים לפגישות חד פעמיות, להדרכה, או יותר לטיפול בבעיות כרוניות.

הכנת תיק רפואי

לכל פונה אלקטיבי, מכינה תיק רפואי מראש, כדי שהצוות יעמוד מקרוב על בעיות המטופל ויוכל להציע אפשריות טיפול מתאימות.

בקיאות

התפקיד מחייב הכרת מעבדות שונות ובקיאות בערכים ובתוצאות מעבדה.

מיון בדיקות

מיון בדיקות לסוגיהן וניתובן למעבדות מבצעות.

ניהול רישום

הכנת תשובות עבור רופאי המחלקות.

תמחור

ידיעת עלויות הבדיקות ותמחורן.

בקרה

עריכת בקרה כמותית ואיכותית על התיק, לוודא קיומם של כל המסמכים, וקיום רישום תקין

דיווח

דיווח לגורמים שונים בהתאם לדרישות חוק

צילום ותיעוד

צילום ותיעוד העתקים מסיכומי האשפוז לתיק שוטף

סימול

סימול האבחנות והקלדתן למערכת מידע.

גניזה

גניזת תיק רפואי בהתאם להוראת החוק.

הנפקת דוחות

הפקת דוחות לסטטיסטיקה ולמחקרים רפואיים, על פי נושאים וקודי סימול, בהתאם לדרישת רופאים, מחלקות, או למנהל בית החולים.

איתור

איתור גליונות רפואיים בהתאם לדרישות, לצורכי: אשפוז, מחקר וסטטיסטיקה.

הדרכה

מתן הדרכה בנושאי "רישום רפואי" למתמחים ועובדי מינהל בתחום.

הדרכת הפונים בנוגע לזכויתיהם.

איתור והכנת תיקים

• הכנת תיקים רפואיים למחלקות האשפוז על פי דרישה.
• איתור ושליפת תיקים לרופאים לצורכי מחקר.
• הכנת תיקים עבור ועדות שונות המתנהלות בבית חולים או גורמים אחרים.
• הכנת תיקים לאחסון ארוך טווח בארכיון מחוץ לבית חולים או העברתם למזעור.
• הפקת דוחות תקופתיים לאיתור תיקים החסרים הארכיון.

תיקי מיון

טיפול בתיקי מיון ואכסונם על פי המקובל.

איחוד תיקים

איחוד תיקים פעילים עם לא פעילים כאשר נדרשים לשימוש חוזר.

הזמנת תיקים

מקיימת קשר עם ארכיונים חיצוניים להזמנת תיקים רפואיים נדרשים.

ריכוז פניות

• מרכזת פניות ובקשות בכתב מגורמי חוץ לקבלת תיעוד מתיק האשפוז או המיון.
• עורכת רישום הפניות וקבלת תקבול כספי.

קבלת קהל

מקבלת קהל פונים.

הכנת תיעוד

מכינה תיעוד, מצלמת עותקים ומוסרת לידי הפונה או שולחת בדואר.

איתור

מאתרת את התיעוד המבוקש מתוך תיקי האשפוז.

צילום

מצלמת מסמכים.

ניסוח תעודות

מנסחת ומדפיסה תעודות מבוקשות.

הדפסה

מדפיסה מכתבים רפואיים, סיכומי אשפוז וחוות דעת כאשר מתבקשים בשפה זרה.

ניהול יומן תורים

מנהלת יומן זימון תורים ומפנה את הפונים, בהתאם לצורך, לשירותים הניתנים במרפאה

הכנת מכתבי תשובה

מסייעת, לרופאי המרפאה ולסגל המטפל, בניסוח והכנת מכתבי תשובה לרופא המטפל.

ניהול תיקי המרפאה

• הכנת תיקים למטפלים.
• ריכוז התיעוד הרפואי בתיק המטופל ודאגה לשלמותו.
• תיוק הפניות, סיכומי מחלה, מעקב אחר תוצאות בדיקות שבוצעו והכנסתם לתיק.

ניהול ארכיון מרפאה

• אכסון ורישום תיקי מטופלים.
• תחזוקה והחלפת כריכת תיק בעת הצורך.
• גניזת תיקים ואיתור מהיר בעת הצורך.